ระบบฐานข้อมูลงานงบประมาณและการเงินสำนักหอสมุด มหาวิทยาลัยเชียงใหม่ | Budgeting and Financial Database System, Chiang Mai University Library

อภิญญา ธงไชย, เกรียงไกร ชัยมินทร์

Abstract


เนื่องจากมหาวิทยาลัยเชียงใหม่ได้ปรับเปลี่ยนระบบบัญชี จากระบบบัญชีคู่มาเป็นระบบบัญชี ลักษณะ 3 มิติตามนโยบายของรัฐบาลแต่ระบบบัญชี ลักษณะ 3 มิติที่มหาวิทยาลัยนำมาใช้นั้น ยังไม่สามารถให้รายละเอียดการใช้จ่ายเงินงบประมาณของหน่วยงานย่อยภายในมหาวิทยาลัยได้ ทำให้หน่วยงานย่อยต่างๆ ไม่สามารถใช้ระบบของมหาวิทยาลัยในการบันทึกรายละเอียดการใช้จ่ายเงินงบประมาณของหน่วยงานได้ครบทุกระบบสำนักหอสมุดจึงนำระบบฐานข้อมูลงานงบประมาณและการเงิน (e-Budget) มาใช้เพื่อจัดเก็บและติดตามข้อมูลทางด้านการเงินของสำนักหอสมุด เพื่อให้ข้อมูลทางการเงินของสำนักหอสมุดที่เข้าไปอยู่ในระบบฐานข้อมูลของมหาวิทยาลัยเป็นไปอย่างถูกต้อง ครบถ้วน และสามารถนำมาใช้เป็นเครื่องมือในการบริหารจัดการงานงบประมาณและการเงินของหน่วยงานได้อย่างถูกต้องแม่นยำ การปรับเปลี่ยนระบบการทำงานด้านงบประมาณและการเงินจากระบบมือมาเป็นระบบฐานข้อมูล และเพื่อสนับสนุนการพัฒนามหาวิทยาลัยเชียงใหม่ให้เป็น e-Universityในครั้งนี้สำนักหอสมุดได้นำระบบฐานข้อมูลงานงบประมาณและการเงินของคณะมนุษยศาสตร์ มหาวิทยาลัยเชียงใหม่ มาปรับใช้ให้สอดคล้องกับงานงบประมาณและการเงินของสำนักหอสมุด ในระยะเริ่มแรกของโครงการ ได้จัดให้มีบรรยายให้ความรู้เกี่ยวกับการบริหารจัดการด้านงานงบประมาณและการเงินและระบบฐานข้อมูลงานงบประมาณและการเงินของคณะมนุษยศาสตร์ โดยวิทยากรผู้พัฒนาระบบฐานข้อมูลดังกล่าว จัดให้มีการประชุมร่วมกันระหว่างบุคลากรที่เกี่ยวข้องของทั้งสองหน่วยงาน เพื่อพัฒนาฐานข้อมูลของสำนักหอสมุดร่วมกัน และร่วมกันจัดทำขั้นตอนและวิธีการดำเนินงาน เพื่อพัฒนาฐานข้อมูลงานงบประมาณและการเงินของสำนักหอสมุด มีการประเมินการใช้ระบบ เพื่อนำผลการประเมินมาใช้ในการพัฒนาฐานข้อมูล โดยการดำเนินงานในระยะแรก เป็นการดำเนินงานตามระบบเดิมควบคู่ไปกับระบบใหม่ และเมื่อการพัฒนาฐานข้อมูลประสบความสำเร็จได้นำระบบฐานข้อมูลมาใช้ดำเนินงานแทนระบบเดิมทั้งหมด
ผลการพัฒนาและการปรับระบบฐานข้อมูล ทำให้สำนักหอสมุดได้ระบบฐานข้อมูลที่สามารถจัดเตรียมข้อมูลทางการเงินอย่างละเอียด ครบถ้วน และชัดเจน ในลักษณะที่ฐานข้อมูลของมหาวิทยาลัยไม่สามารถให้ได้นั่นคือ ระบบฐานข้อมูลดังกล่าวได้ถูกสร้างให้มีขั้นตอนการปฏิบัติงานอย่างละเอียดครบถ้วน ตั้งแต่ระบบการจัดสรรงบประมาณ ระบบการขอใช้เงินงบประมาณ ระบบการเบิกจ่ายเงินงบประมาณ ระบบการติดตาม ค้นหาข้อมูล และการรายงานข้อมูลและจัดทำทะเบียนคุมข้อมูล ทำให้สามารถติดตามการเคลื่อนไหวของเงินงบประมาณในทุกระบบอย่างครบถ้วน สามารถนำข้อมูลเงินงบประมาณและการเงินจากระบบไปใช้ในการบริหารจัดการและตัดสินใจได้ทันทีและสามารถนำข้อมูลงบประมาณการเงินจากระบบฐานข้อมูลของสำนักไปสอบยันกับข้อมูลเงินงบประมาณในระบบฐานข้อมูลของมหาวิทยาลัยเชียงใหม่ได้ และดำเนินงานได้ตามแผนที่ตั้งไว้คือ นำระบบฐานข้อมูลงานงบประมาณและการเงินมาใช้อย่างเต็มรูปแบบร่วมกัน ในปี 2556 และสามารถขยายไปยังฝ่าย/งาน/หน่วย เพื่อให้ฝ่าย/งาน/หน่วยทำหน้าที่ขอใช้เงินงบประมาณ ในปีงบประมาณ 2557ระบบฐานข้อมูลยังสามารถพัฒนาต่อยอดให้เชื่อมโยงเข้ากับระบบฐานข้อมูลงบประมาณอื่นที่เกี่ยวข้อง ได้แก่ ฐานข้อมูลคำของบประมาณการจัดทำโครงการตามแผนปฏิบัติการประจำปี (e-Project)ฐานข้อมูลคำของบบุคลากร และฐานข้อมูลคำของบลงทุนเป็นต้น และเป็นประโยชน์ต่อหน่วยงานอื่นที่มีลักษณะงานที่คล้ายกันได้

In response to the government’s policy, Chiang Mai University had changed its accounting system from double-entry to 3-dimension accounting system. However the latter 3-dimension accounting system was still unable to provide detail on expenses of those sub-divisions of the university. Those sub-divisions then could not fully utilize the system of the university to record detail of their expenses. Chiang Mai University Library thus decided to bring the budgeting and financial database system (e-Budget) to store and assess its financial data. With this latest system, the financial data of the Library provided for the university’s data base would be correct and complete, and could be accurately used as a tool for budget and financial management. Besides, the introduction of this new system helped transforming the budgeting and financial management system from the manual system to the database one, and also helped supporting the development of Chiang Mai University to be an e-University. To make the system consistent with its structure, the budgeting and financial data base system of the Library had been applied from that of the Faculty of Humanities (Chiang Mai University). At the initial stage of the project, the lecturer who developed this system organized a lecture class on budgeting and financial management and budgeting and financial data base system of the Faculty of Humanities, and also invited the staff involved with this project from both units to develop the Library’s database together. These staff also jointly created the working process and method in order to develop the budgeting and financial database of the Library. Moreover, the system evaluation was conducted to derive the result to develop the database. At the beginning, the new and the old system had been simultaneously operated, and once the database development had been completed, the old system was totally replaced by the new one.
The result from the database development and improvement led the Library to be equipped with the database enabling it to prepare financial data thoroughly, completely and clearly; this was what cannot be provided by the university’s database. In short, this new database was created to include the complete operation process, ranging from the budget allocation system, the budget requesting system, the budget reimbursement system, the assessment system, the data searching, the data reporting and the data register creating. The new system allowed the Library to thoroughly follow the change in budget of every system; it could directly use the budget and finance data from the system in its management and decision making process. Furthermore, the budget and financial data from this new database of the Library could be derived to recheck with those stored in the database of the university. The Library thus had achieved its goal in fully utilizing the budgeting and financial database in 2013 and will be extend using the database for departments/sections/units to request to approve the budget for doing their projects in fiscal year 2014. In fiscal year 2014, the database could be further developed to connect with other related budget databases such as the annual plan’s projects (e-Project), the personnel budget requesting database and investment budget requesting database etc. Also, the database could benefit other units with similar working structure.


Full Text:

PDF

Refbacks

  • There are currently no refbacks.



PULINET Journal : ISSN 2351- 048X
ข่ายงานห้องสมุดมหาวิทยาลัยส่วนภูมิภาค
PULINET: Provincial University Library Network