e-Project : ระบบฐานข้อมูลการจัดทำโครงการตามแผนยุทธศาสตร์ สำนักหอสมุด มหาวิทยาลัยเชียงใหม่ | e-Project: Database System for Project Implementation to CMU’s Strategic Plan Chiang Mai University Library

อภิญญา ธงไชย, เกรียงไกร ชัยมินทร์

Abstract


ระบบฐานข้อมูลการจัดทำโครงการตามแผนยุทธศาสตร์ (e-Project) สำนักหอสมุด มหาวิทยาลัยเชียงใหม่ เป็นระบบฐานข้อมูลที่สำนักหอสมุดนำมาใช้เป็นเครื่องมือในการบริหารจัดการโครงการให้ตามแผนปฏิบัติการประจำปีของสำนักหอสมุด  โดยมีวัตถุประสงค์เพื่อให้การดำเนินโครงการสอดรับกับแผนพัฒนาการศึกษามหาวิทยาลัยเชียงใหม่ฉบับที่ 11 (พ.ศ. 2555-2559) e-Project เป็นระบบฐานข้อมูลที่มีระบบปฏิบัติการแบบครบวงจรถึง 4 ระบบด้วยกัน (1) ระบบขออนุมัติจัดทำโครงการประจำปี  (2) ระบบประมาณการรายรับ-จ่ายประจำโครงการ (3) ระบบรายงานผลการดำเนินโครงการ และ (4) ระบบรายงานรายรับ-รายจ่ายจริงของการดำเนินโครงการ  ความสามารถของ e-Project มีดังนี้  (1) เชื่อมโยงการขอใช้งบประมาณประจำโครงการเข้ากับระบบการเบิกจ่ายเงินงบประมาณของ e-Budget ของสำนักหอสมุดได้อย่างแม่นยำ (2) ใช้ควบคุมการดำเนินโครงการให้เป็นตามแผนยุทธศาสตร์  ตัวชี้วัดตามคำรับรองการปฏิบัติราชการของส่วนงาน และให้เป็นไปตามระบบประกันคุณภาพการศึกษาของสำนักหอสมุดได้อย่างถูกต้อง (3) สามารถนำโครงการจากระบบไปใช้บริหารจัดการความเสี่ยงของสำนักหอสมุดได้อย่างมีประสิทธิภาพ (4) ใช้ในการควบคุม ติดตาม ตรวจสอบขั้นตอนการดำเนินโครงการได้อย่างละเอียดทุกขั้นตอน (5) ให้ข้อมูลเพื่อการบริหารจัดการและตัดสินใจแก่ผู้บริหารและผู้ที่เกี่ยวข้องอย่างเพียงพอและทันทีที่ต้องการ  (6) ประหยัดเวลาการดำเนินงานจนทำให้ผู้ปฏิบัติงานมีเวลาตรวจสอบและพัฒนาระบบงานได้มากขึ้น (7) ช่วยลดวัสดุสำนักงานลงเป็นจำนวนมาก เนื่องจากข้อมูลในระบบเป็นปัจจุบัน ทำให้สามารถติดตามค้นหาได้ทันที  จึงไม่จำเป็นต้องจัดทำเล่มงบประมาณแจกหน่วยงานให้ไปใช้ในการควบคุมงบประมาณอีกต่อไป  ความสำคัญอีกประการของ  e-Project  คือ ความโปร่งใส เนื่องจากข้อมูลทุกรายการที่ถูกบันทึกลงในระบบได้มาจากการดำเนินงานของเจ้าของข้อมูล ตั้งแต่ต้นจนสิ้นสุดกระบวนการ ประกอบกับความสามารถของระบบที่สามารถประมวลผลการดำเนินงานได้ทันทีที่เจ้าของข้อมูลบันทึกรายการลงในระบบเสร็จสิ้นลง  จากการประเมินผลการใช้งานโดยผู้ใช้ระบบประกอบด้วย ผู้บริหาร หัวหน้าฝ่าย/งาน/หน่วย และผู้รับผิดชอบโครงการ ในปีการศึกษา 2556 ผลการประเมินพบว่า  ผู้ใช้งานมีความพึงพอใจในระดับมาก (ค่าเฉลี่ย 4.25) และการนำ e-Project มาใช้ ส่งผลให้สำนักหอสมุดสามารถบริหารจัดการงานงบประมาณและการเงินได้อย่างมีประสิทธิภาพและเกิดประสิทธิผลกับส่วนงานเป็นอย่างยิ่ง ทำให้ผลการตรวจสอบและประเมินระบบประกันคุณภาพการศึกษาภายในของสำนักหอสมุด ในองค์ประกอบที่ 8 “การเงินและงบประมาณ” ได้รับคะแนนประเมินอยู่ในระดับ 5 และได้รับการประเมินให้เป็นจุดแข็งด้านการเงินและงบประมาณของสำนักฯ นับตั้งแต่ปีที่เริ่มใช้ถึงปัจจุบัน และยังส่งผลให้ได้รับคะแนนประเมินในระดับดีมาก 2 ปีติดต่อกัน คือ ในปีการศึกษา 2555 (ค่าเฉลี่ย 4.71) และปีการศึกษา 2556 (ค่าเฉลี่ย 4.86)

Full Text:

PDF

Refbacks

  • There are currently no refbacks.



PULINET Journal : ISSN 2351- 048X
ข่ายงานห้องสมุดมหาวิทยาลัยส่วนภูมิภาค
PULINET: Provincial University Library Network