สำนักงานเลขานุการยุคใหม่ ทำงานอย่างไรให้มีประสิทธิภาพ | New-Age Back Office : How to provide effective support

Abstract

สำนักหอสมุด มหาวิทยาลัยนเรศวร แบ่งโครงสร้างการบริหารงานออกเป็น 3 ฝ่าย ประกอบด้วย ฝ่ายบริการสารสนเทศ ฝ่ายพัฒนาและวิเคราะห์ทรัพยากรสารสนเทศ และสำนักงานเลขานุการ ซึ่งบุคลากรส่วนใหญ่ปฏิบัติงานสังกัดในสองฝ่ายแรก บุคลากรสำนักงานเลขานุการแม้ไม่มีหน้าที่ให้บริการโดยตรงกับผู้ใช้บริการ แต่ปฏิบัติภารกิจหลักในการจัดหาสิ่งอำนวยความสะดวกเพื่อสนับสนุนฝ่าย/งานต่าง ๆ ของสำนักหอสมุด ดังนั้น การสร้างนวัตกรรมเทคโนโลยีสารสนเทศที่เกิดจากกระบวนการระดมสมองของทีมงานบุคลากรจึงถูกนำมาใช้ในการปฎิบัติงานการเงินและพัสดุ และงานธุรการ ซึ่งเป็นการปรับเปลี่ยนพื้นฐานกระบวนการทำงานบนกระดาษสู่กระบวนการทำงานแบบออนไลน์ที่สามารถรายงานผลทันทีตามเวลาจริงและลดขั้นตอนการปฏิบัติงานแบบเดิม

Naresuan University Library is composed of three main department including Department of Information Service; Department of Acquisitions and Cataloging and Office of the Secretary or Back office.  Although the Back Office staff do not directly deliver services to the library users, we must aim to support the other departments in order to provide the best services.  Hence innovation have been created using information technology to improve the working processes of the Back Office staff.  Brainstorming and  team work processes have been used as tools in creating the innovation for the Finance and Procurement Unit as well as the General Affairs Unit.  These resulted in the shifting of paper-based to the online-based working processes.  In addition, real-time reports have been generated leading to reduction In the working processes.