ปรับรูปแบบและลดขั้นตอนการใช้ใบเสร็จรับเงินในงานบริการสารสนเทศ | Work Process Reduction in Writing Receipt

เกดิษฐ เกิดโภคา, วรรณาภรณ์ เทียรท้าว

Abstract


ในแต่ละวันสำนักหอสมุด มหาวิทยาลัยนเรศวรมีการใช้ใบเสร็จรับเงินจำนวนมากสำหรับการให้บริการต่าง ๆ รวมถึงการรับชำระค่าปรับการคืนหนังสือหลังครบกำหนดส่ง โดยในปีงบประมาณ 2556 มีการใช้ใบเสร็จจำนวนมากถึง 422 เล่ม คิดเป็นเงิน 23,632 บาท และในปี 2557 มีการใช้ใบเสร็จ 522 เล่ม คิดเป็นเงิน 29,232 บาท อีกทั้งยังพบปัญหาในการเขียนใบเสร็จรับเงินที่ต้องใช้เวลาประมาณ 2 นาทีต่อใบ การเขียนใบเสร็จผิดพลาด การดึงใบเสร็จให้ผู้รับผิดพลาด และผู้ปฏิบัติงานต้องทำเรื่องชี้แจงความผิดพลาดที่เกิดขึ้นทุกครั้ง ดังนั้น ผู้ปฏิบัติงานจึงมีความคิดที่จะลดขั้นตอนในการทำงาน และแก้ไขข้อผิดพลาดที่เกิดขึ้น จนนำมาซึ่งการสร้างนวัตกรรมในการพิมพ์ใบเสร็จรับเงินแทนการเขียนค่าปรับ การดำเนินงานในช่วงแรกพบปัญหาคือ ระบบห้องสมุดอัตโนมัติไม่สามารถพิมพ์สลิปค่าปรับได้ตามขนาดที่ต้องการได้ ผู้ปฏิบัติงานจึงต้องนำระบบการส่ง e-mail ของ Microsoft Outlook มาช่วยในการแก้ไขปัญหาจนเป็นผลสำเร็จ ผลลัพธ์ที่เกิดขึ้นคือ สามารถลดระยะที่ใช้ในการเขียนใบเสร็จจาก 2 นาที เหลือเพียงไม่เกิน 10 วินาที มีการใช้ใบเสร็จเหลือเพียง 26 เล่ม ซึ่งใบเสร็จดังกล่าวใช้สำหรับการนำเงินส่งกองคลังรายวันเท่านั้น และมีค่าใช้จ่ายสำหรับกระดาษที่ใช้ในการพิมพ์สลิปค่าปรับเพียง 2,600 บาท ดังนั้นจึงสามารถลดค่าใช้จ่ายด้านใบเสร็จรับเงิน อีกทั้งยังสามารถลดความผิดพลาดทั้งหมดที่เกิดขึ้นจากการปฏิบัติงานได้ ส่งผลต่อประสิทธิภาพในการให้บริการ และลดข้อร้องเรียนจากผู้รับบริการ


Full Text:

PDF

Refbacks

  • There are currently no refbacks.



PULINET Journal : eISSN 2351- 048X
ข่ายงานห้องสมุดมหาวิทยาลัยส่วนภูมิภาค
PULINET: Provincial University Library Network
pulinetjournal@gmail.com