การจัดการเอกสารจดหมายเหตุด้วยกิจกรรม Archives Talk | Management Archives by Using Archives Talk Activities

Abstract

การจัดการเอกสารจดหมายเหตุด้วยกิจกรรม Archives Talk  มีวัตถุประสงค์ เพื่อค้นหาแนวปฏิบัติในการจัดการเอกสารจดหมายเหตุของสำนักวิทยบริการ  ได้แก่  การสำรวจ  การจัดเก็บ การรวบรวม  การประเมินคุณค่า  และการกำหนดหมวดหมู่เอกสารจดหมายเหตุของสำนักวิทยบริการ มหาวิทยาลัยมหาสารคาม โดยใช้เครื่องมือการจัดการความรู้  2 เครื่องมือ ได้แก่ การสร้างชุมชนนักปฏิบัติ  (COP) ชื่อ “ชุมชนจดหมายเหตุ” และกิจกรรมแลกเปลี่ยนเรียนรู้  Archives Talk  โดยใช้กระบวนการ PDCA ผลจากการดำเนินการ  พบว่า เอกสารจดหมายเหตุสำนักวิทยบริการ มีการจัดเก็บเป็น 3 ระยะ แบ่งออกเป็น 11 หมวด  มีทั้งการจัดเก็บไว้ในแฟ้มและรูปดิจิทัลไฟล์ แต่ยังไม่เป็นระบบ และยังไม่เคยมีการทำลาย  การประเมินคุณค่าเอกสารจดหมายเหตุกำหนดใช้หลักเกณฑ์การประเมินคุณค่าของสำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ  และกำหนดสัญลักษณ์แทนรหัสหมวดหมู่เอกสารจดหมายเหตุ ประกอบด้วย อักษรย่อของมหาวิทยาลัยมหาสารคาม อักษรย่อของสำนักวิทยบริการ และเลขประจำหน่วยราชการสำนักวิทยบริการ มหาวิทยาลัยมหาสารคาม ได้รหัสหมวดหมู่เอกสารจดหมายเหตุสำนักวิทยบริการ คือ MSU AREC9  และผลการจัดการความรู้ดังกล่าว  สามารถนำไปจัดทำเป็นแนวปฏิบัติที่ดี (Best Practice)  เพื่อใช้ในการดำเนินงานจัดการเอกสารจดหมายเหตุสำนักวิทยบริการ มหาวิทยาลัยมหาสารคาม ให้มีประสิทธิภาพเพิ่มมากขึ้นได้